Direction : Direction Générale
Reporte à : Directeur Général Adjoint
Localisation du poste : Conakry, Guinée
Date de prise de fonction souhaitée : Immédiate
Dans le cadre du renforcement de son secrétariat de direction, AFG Assurance Vie Guinée, filiale du Groupe AFG Holding, recrute un(e) Assistante de Direction (H/F).
Description de l’offre
Le/la titulaire du poste assure un appui administratif et organisationnel auprès de la Direction Générale. Il/elle garantit la transmission diligente des règlements aux bénéficiaires, la gestion du courrier et du standard, ainsi que l’accueil des visiteurs et des parties prenantes.
À ce titre, ses principales missions sont les suivantes :
1. Transmission des règlements aux bénéficiaires
- Enregistrer les chèques dans le cahier de transmission et informer les bénéficiaires de leur règlement ;
- Vérifier l’identité des bénéficiaires et leur remettre les chèques contre décharge sur les documents prévus ;
- Faire les photocopies des chèques à retirer et les remettre aux services concernés ;
- Retourner quotidiennement les documents et informations relatifs aux chèques retirés aux services concernés.
2. Gestion du courrier
- Assister les directions dans la rédaction des courriers, conventions et notes internes ;
- Veiller à la transmission du courrier aux destinataires ;
- Tenir un chrono des différentes correspondances par direction ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs au courrier.
3. Gestion du standard téléphonique
- Répondre et filtrer les communications téléphoniques ;
- Transférer les communications aux interlocuteurs concernés ;
- Informer efficacement les interlocuteurs internes et externes ;
- Veiller à la qualité et à la traçabilité des échanges téléphoniques.
4. Accueil et appui à la Direction
- Recevoir les visiteurs, les informer efficacement ou les diriger vers les services concernés ;
- Effectuer des tâches ponctuelles à la demande de parties prenantes habilitées ;
- Assurer la gestion de l’agenda et des rendez-vous de la Direction ;
- Contribuer à la bonne organisation administrative de la Direction Générale.
Profil recherché
Qualification
- Niveau d’études : Bac+2/3 en Assistantat de Direction, Gestion ou tout autre diplôme équivalent ;
- Expérience : au moins 2 années d’expérience à un poste similaire ;
- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Connaissances et aptitudes
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite (sténographie ou tachygraphie serait un atout) ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique) ;
- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement ;
- Rigueur, sens de l’autonomie, capacité à gérer les priorités et les changements spontanés ;
- Discrétion, droit de réserve et sens de la confidentialité ;
- Bonne expression, présentation soignée, très bon sens relationnel ;
- Capacité à travailler sous pression et à rendre compte de manière synthétique.
Comment postuler ?
Toutes les candidatures sont à envoyer à l’adresse afgholding.recrutement@atlantic-group.net avec pour objet : « Assistante de Direction (H/F) ».
- Pour être prise en compte, votre candidature doit respecter scrupuleusement l’intitulé du poste dans l’objet du mail.
- La description des missions du poste n’est pas exhaustive.
